Trong thời đại công nghệ 4.0, việc quản lý kho hàng không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát hàng hóa mà còn cần tối ưu hiệu suất vận hành. Đó là lý do tại sao KPI quản lý kho trở thành công cụ không thể thiếu, giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và cải tiến quy trình lưu trữ, vận chuyển hàng hóa một cách khoa học và hiệu quả. Vậy KPI quản lý kho là gì và đâu là những chỉ số quan trọng nhất cần theo dõi? Hãy cùng Au Viet Rack tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
KPI quản lý kho (Key Performance Indicators in Warehouse Management) là các chỉ số dùng để đo lường hiệu quả của các hoạt động trong kho như tiếp nhận, cất hàng, lấy hàng, đóng gói, tồn kho… Thông qua những KPI này, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc, phát hiện vấn đề sớm, đưa ra giải pháp kịp thời để cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách tốt nhất.
Tùy vào đặc thù hoạt động và chiến lược vận hành của từng doanh nghiệp mà có thể chọn lọc những KPI phù hợp để theo dõi. Dưới đây là 5 KPI quản lý kho quan trọng nhất hiện nay đã và đang được áp dụng.
Giai đoạn đầu tiên trong quy trình vận hành kho là tiếp nhận hàng hóa. Hiệu suất của bước này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hoạt động sau đó.
Một số KPI quan trọng bao gồm:
- Hiệu quả tiếp nhận (Receiving Efficiency): Đo lường số lượng hàng hóa được xử lý đúng cách trong thời gian cụ thể. Chỉ số càng cao càng cho thấy quy trình tiếp nhận càng hiệu quả.
- Thời gian chu kỳ tiếp nhận (Receiving Cycle Time): Đây là khoảng thời gian trung bình để hoàn tất một đơn hàng từ khi tiếp nhận đến khi nhập kho.
- Việc theo dõi các KPI này giúp phát hiện sớm các điểm nghẽn trong quá trình nhập hàng và tối ưu nguồn lực.
Trong quy trình này, nhân viên kho cần phân bổ hàng hóa về đúng vị trí lưu trữ. Việc cất hàng chưa khoa học sẽ gây tốn thời gian tìm kiếm và dễ dẫn đến tình trạng thất thoát.
Một số KPI cần quan tâm:
- Hiệu quả Put-away: Đo lường năng suất của quá trình vận chuyển hàng từ khu vực tiếp nhận vào vị trí lưu kho.
- Thời gian chu kỳ Put-away: Thời gian cần để hoàn thành một lượt cất hàng từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
- Theo dõi KPI này giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả lưu trữ.
Lấy hàng và đóng gói là bước dễ xảy ra lỗi nhất do liên quan đến nhiều thao tác thủ công. Đây cũng là khâu quyết định trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm.
Một số KPI tiêu biểu:
- Độ chính xác khi lấy hàng (Picking Accuracy): Tỷ lệ đơn hàng được chọn đúng theo yêu cầu mà không có sai sót.
- Thời gian lấy hàng (Picking Cycle Time): Khoảng thời gian để hoàn thành việc chọn hàng cho một đơn hàng.
- Chi phí lấy hàng và đóng gói (Picking & Packing Cost): Tổng chi phí phát sinh cho hoạt động lấy và đóng gói sản phẩm.
Để cải thiện KPI này, nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp tự động hóa như Pick to Light – hệ thống hỗ trợ lấy hàng nhanh, chính xác và hiệu quả hơn.
Đây là nhóm KPI quan trọng phản ánh năng lực đáp ứng đơn hàng của kho.
- Thời gian chu kỳ đơn hàng (Order Cycle Time): Tính từ khi đơn hàng được tạo đến khi khách hàng nhận được sản phẩm.
- Tỷ lệ chính xác đơn hàng (Order Accuracy Rate): Đo lường số đơn hàng được hoàn thành đúng về số lượng, chất lượng và thời gian.
- Tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (Perfect Order Rate): Tỷ lệ đơn hàng không gặp bất kỳ lỗi nào trong toàn bộ quá trình thực hiện.
- Tỷ lệ đặt hàng lại (Back Order Rate): Phản ánh số lượng đơn hàng không thể hoàn thành do thiếu hàng sẵn ở kho.
Duy trì các KPI này ở mức cao đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang vận hành kho hiệu quả và làm hài lòng khách hàng.
Quản lý tồn kho là nhiệm vụ quan trọng và mang tính chủ chốt của mỗi kho hàng. Nếu làm tốt, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu dòng tiền. Ngược lại, nếu làm không tốt sẽ gây lãng phí tài nguyên và chi phí.
Các KPI quan trọng gồm:
- Độ chính xác hàng tồn kho (Inventory Accuracy): So sánh giữa số lượng tồn thực tế và dữ liệu hệ thống ghi nhận được.
- Vòng quay hàng tồn (Inventory Turnover): Đo lường tốc độ tiêu thụ và thay thế hàng hóa trong kho.
- Chi phí lưu kho (Carrying Cost): Bao gồm chi phí bảo quản, hư hao, bảo hiểm, mặt bằng...
- Tỷ lệ hàng tồn trên doanh thu (Inventory-to-Sales Ratio): Giúp đánh giá sự cân đối giữa hàng tồn và tốc độ bán ra.
Nghiên cứu cho thấy chi phí lưu trữ có thể chiếm tới 25% - 35% ngân sách vận hành của doanh nghiệp, vì vậy việc kiểm soát chặt các KPI này là điều rất cần thiết.
- Gắn KPI với mục tiêu doanh nghiệp: Chỉ số KPI cần phản ánh đúng định hướng và mục tiêu cụ thể của từng giai đoạn phát triển để đảm bảo hiệu quả quản lý kho và đóng góp vào kết quả chung của doanh nghiệp đã đề ra ban đầu.
- Lựa chọn chỉ số phù hợp với vai trò quản lý kho: Cần dựa vào mô tả công việc, chức năng và trách nhiệm thực tế của vị trí quản lý kho để đưa ra những lựa chọn những chỉ số đo lường phù hợp, thay vì áp dụng máy móc từ doanh nghiệp khác.
- Chọn số lượng KPI hợp lý: Nên sử dụng chỉ KPI số thiết thực, đủ để đánh giá hiệu suất công việc mà không gây rối hay khó theo dõi cho người thực hiện và người quản lý.
- Cân bằng giữa KPI nguyên nhân và KPI kết quả: KPI nguyên nhân giúp theo dõi hành động cụ thể, trong khi KPI kết quả đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Cần đảm bảo cả hai loại này được kết hợp để có cái nhìn toàn diện và tổng thể.
- Linh hoạt điều chỉnh theo thời gian: KPI cần được cập nhật định kỳ để phù hợp với sự thay đổi về chiến lược, quy mô và hoạt động của doanh nghiệp, giúp duy trì tính thực tế và hiệu quả trong từng thời điểm.
- Đảm bảo tính nhất quán và khả thi: Các chỉ số nên rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được dựa trên nguồn lực, năng lực và tình hình thực tế của doanh nghiệp tại thời điểm áp dụng KPI.
Các KPI quản lý kho giúp doanh nghiệp điều hướng hoạt động kho chính xác, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bằng việc theo dõi 5 nhóm chỉ số quan trọng trên, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các vấn đề, đưa ra cải tiến phù hợp và nâng cao hiệu suất vận hành kho hàng một cách toàn diện.
>>> Xem thêm: 9 nguyên tắc quản lý kho hàng hiệu quả
Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu vận hành kho hàng bằng hệ thống kệ chứa chuyên nghiệp. Au Viet Rack – với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tư vấn, thiết kế và lắp đặt giá kệ kho chất lượng cao. Cam kết đồng hành cùng bạn trong hành trình nâng cao hiệu suất lưu trữ và quản lý kho hàng hiệu quả, bền vững.
Liên hệ ngay với Au Viet Rack để được tư vấn miễn phí và nhận giải pháp phù hợp nhất cho kho hàng của bạn!
CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT
Địa chỉ: 2024-2026-2028 Quốc Lộ 1A, Thị Trấn Tân Túc, Bình Chánh, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0933 733 011
Website: auvietrack.net
Au Viet Rack xin chân thành cảm ơn sự đồng hành của quý khách hàng
#auvietrack
#kpiquanlykho
#quanlykho
#kekhohang
CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ ÂU VIỆT
Văn phòng: Tầng 3, Toà Nhà An Phú Plaza, 117-119 Lý Chính Thắng,
Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp.HCM, Việt Nam
Nhà máy sản xuất: 2024-2026-2028 QL1A, Thị Trấn Tân Túc,
Huyện Bình Chánh, Tp.HCM, Việt Nam
